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| 目前企業隨著市場變化，對於人力資源的策略上也時常必須因應外在環境而能迅速調整，除了在時間與人力的考量上，另一方面也希望提供對內的所有員工更好的企業服務，將平時同仁最關心的相關資訊，能透過系統的協助，讓員工在任何時間都可以享受企業所提供的貼心服務。現行企業也因此普遍都選擇以導入eHR系統做為最直接快速的投資，而這部分不外乎可以為企業馬上帶來幾項的效益，分別為：降低人力成本、縮短作業時間、降低設備成本、減少耗材成本、提升同仁滿意度、提高作業方便度、提升資訊利用率、協助新制度的推展與實施等八大項。 |
| 以企業內部發生頻率較高的請假作業為例，透過在實際請假申請的每一個環節進行導入前後的差異分析，我們以一個 400 人的中小型企業做為評估依據，嘗試估算每一年平均在請假作業可以為企業省下多少人力成本，當然這部分還無法有效提供具體的滿意度分析，但光從實際推估的時間成本就可以看得出來已經相當可觀。 |
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| 一般而言，依據員工提出請假申請會產生可能性的人力時間成本與導入系統後的差異比較分析如下： |
| 過程 |
導入前 |
導入後 |
預估節省
單位成本 |
預估節省
平均每400人總成本 |
| 01 |
剩餘假況的資訊確認 |
減少人工往來電話聯繫，同仁依照需要可隨時透過系統查詢 |
以人資月薪 $30,000 計算平均每次查詢耗費人力時間成本約 $30 / 人次 |
以員工平均每人每年3次計算 $30 * 400 * 3 = $36,000 |
| 02 |
填寫請假表單 |
透過電子檔案方式或紙張表單，後續也都需由人資單位用紙本儲存備查。改以資料庫儲存，達成無紙化目標 |
平均紙張材料與列表機消耗成本約 $0.5 / 張 |
包含特休、補休、事病假以員工平均每人每年 15 次計算 $0.5 * 400 * 15= $3,000 |
| 03 |
確認職務代理人 |
減少透過請假人與代理人往來溝通確認所花費的時間成本 |
以人資月薪 $30,000 計算平均每次耗費人力時間成本約 $5 / 人次 |
以特休假、補休為主，以員工平均每人每年 10 次計算 $5 * 400 * 10= $20,000 |
| 04 |
遞送申請假單簽核 |
透過系統流程自動發送，減少了人為遞送假單的處理時間 |
以人資月薪 $30,000 計算平均每次耗費人力時間成本約
$3 / 人次 |
包含特休、補休、事病假以員工平均每人每年 15 次計算 $3 * 400 * 15= $18,000 |
| 05 |
了解假單簽核狀況 |
減少人工往來電話聯繫，同仁依照需要可隨時透過系統查詢 |
以月薪 $30,000 計算平均每次耗費人力時間成本約 $5 / 人次 |
以特休假、補休為主，並非每次申請假單都會需要了解簽核狀況，以每人每年 5 次計算 = $10,000 |
| 06 |
簽核主管判斷請假核准予否的資訊掌握與了解 |
透過審核畫面，將申請請假同仁相關假況、相關影響事件檢查等等一併呈現，完全省去主管還需額外時間來了解相關審核所需的判斷資訊 |
以主管月薪 $50,000 計算平均每次耗費人力時間成本約
$25 / 單次 |
包含特休假、補休、事病假，以員工平均每人每年 10 次計算 $25 * 400 * 10= $100,000 |
| 07 |
簽核主管依請假狀況判斷上簽層級 |
由系統依照請假資訊，自動檢查企業簽核規則，決定簽核層級 |
包含因人為判斷所產生的來回簽核的成本，以主管月薪 $50,000 計算平均每次耗費人力時間成本約 $5 / 單次 |
包含特休假、補休、事病假，以員工平均每人每年 5 次計算 $5 * 400 * 5= $10,000 |
| 08 |
人資單位核定申請假單是否符合公司相關請假規範 |
於員工線上填寫請假單時，第一時間會由系統自動檢查，無需事後再由人資花費時間處理 |
依排班表檢查請假時數是否符合規定，如果加上排班調動狀況，作業上更為耗時。另外，還可能包含因錯誤造成後續往返的處理時間，以人資月薪 $30,000 計算平均每次耗費人力時間成本約 $25 / 人次 |
包含特休假、補休、事病假，以員工平均每人每年 10 次計算 $25 * 400 * 10= $100,000 |
| 09 |
請假資料建檔處理 |
無需再由人資手動輸入請假資料 |
以人資月薪 $30,000 計算平均每次耗費人力時間成本約
$10 / 人次 |
以員工平均每人每年 15 次計算 $10 * 400 * 15= $60,000 |
| 10 |
請假出缺勤比對 |
由系統每日自動核對，針對異常部份提供人資進行後續追蹤 |
以人資月薪 $30,000 計算平均每次耗費人力時間成本約
$15 / 人次 |
包含特休、補休、事病假以員工平均每人每年 15 次計算 $15 * 400 * 15= $90,000 |
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| 預估每年節省成本 $447,000
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除了上述的請假作業之外，大部分人資還需要花費不少的時間與人力在以下的主要例行作業上：
- 每月排班作業 = $24,000
- 每日加班單申請處理作業 = $50,000 ( 以直接人員為主 )
- 每日刷卡資料出勤比對作業 = $360,000 ( 以直接人員為主 )
- 每日出勤異常處理作業 = $72,000 ( 以直接人員為主 )
- 每月保費結算作業 = $38,400
- 每月薪資結算作業 = $72,000
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| 不包含其他招募、新人報到、離職作業、加退保、調薪、教育訓練、績效考核等等，涵蓋上述約略企業每年投入在對於員工服務上，至少約需花費 $1,063,400 的人力成本，如果以 400 人的企業來說，估算約需投人 3 位人資單位的人力，而這些都是每年企業幾乎固定的投資成本。 |
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| 以上相關數字參考依據，乃針對於遠綠現行客戶中挑選各種產業別客戶為代表，所統計 2009 年度資料之實際數據，詳細資料如下： |
客戶案例
產業別 |
年度平均
在職員工人數 |
年度累計
請假資料筆數(註一) |
年度平均
每人每年請假次數 |
| 半導體產業 |
545 |
10,105 |
18.5 (次/人) |
| 銀行金融產業 |
3,587 |
133,047 |
37.0 (次/人) |
| 光電產業 |
1,384 |
19,106 |
13.8 (次/人) |
| 食品加工產業 |
1,621 |
63,889 |
39.4 (次/人) |
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| 註一：不包含公出及出差等假別
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