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  • 生技製造與醫療保健業 - SmoothHR 協助解決 300 多種複雜班別的排班管理
南部知名教學醫院,創立於 1957 年為台灣歷史最悠久的私立醫學院,並且被評列為一級教學醫院及醫學中心,目前除了自有的醫療院所外,還接受高雄市政府委託經營二家區域級的醫院,部門組織共計 530 個單位,員工人數超過 3,000 以上。

當初院內評估 eHR 系統時,主要是因為現行系統功能不符合需求,在實務運作上仍有許多作業必須透過人工配合系統的功能設計,而且服務對象僅開放給特定人員使用,例如:管理者或人事單位人員,無法廣泛地提供院內員工有自主化的服務;因此為了屏除傳統作業的問題,加強行政效率,解決過去重複性的工作模式,並提供全員化自主式服務,所以著重在擁有彈性的系統功能設計,以及豐富導入經驗的廠商,因而遠綠 SmoothHR 人資系統從眾多廠商中脫穎而出。
  • 高達 300 多種的班別設定,滿足複雜的排班需求
由於醫院的型態與其他產業別差異非常大,特別在出勤排班的部分,因為醫院輪班人員每月沒有固定出勤排班規則,必須交由護理長根據每週人力需求排定同仁出勤班表,而且每位護理長負責 30-50 人的排班作業,過去的排班系統,無法計算個人積休欠時數、各部門護理人力、護理時數等,而且在每次排班後,遇到特定週休、排休的班別時,無法整合假別時數一起考量與控管,所以在假單的維護與時數的計算上,需要花費很多人工與時間。

因此,遠綠顧問團隊結合多年的導入經驗,協助整理人員出勤班別時段,包含上下班刷卡起訖時間、休息時間、班別中需一併考量的休假 (特休、週休、其他假別) 時數、值班與 OnCALL 等資料,再透過 SmoothHR 針對護理人員的排班作業流程,將特定時間的班別與假別時數一起控管整合,提升排班整體的效益與後續出勤每月結算後的人工作業機制。

高達 300 多種的班別設定,滿足複雜的排班需求
  • 屏除過去紙上作業的弊病,提高原有請假作業程序的效益
在請假申請作業上,過去每位人員的假別剩餘時數,無法透過紙本作業方式有效掌握,同樣地,當主管審核假單時,決策資訊不足且審核時間攏長;因此配合 SmoothHR 簽核組織單位層級的定義與設定,釐清院內請假加班審核機制後,讓線上單據申請與流程的運作更彈性外,從紙化到無紙化的作業,也提高原有的請假作業程序效益,並提供線上假單狀況查詢與剩餘假別時數的檢視。而且當院內醫生請假時,透過跨門診系統整合,讓醫生請假區間的職務代理 (包含門診時段的代理) 更明確與詳細。

屏除過去紙上作業的弊病,提高原有請假作業程序的效益
  • 完整的課程訓練行政管理功能
另一個醫院相當重視的教育訓練課程,先前的系統僅提供課後訓練完成資料紀錄,無法提供院內人員線上報名機制,與掌握課程進行狀況,但透過 SmoothHR 教育訓練模組的導入,提供內部課程報名機制,讓每位人員在提出課程申請時,畫面相關連結輔助訊息,可以更了解課程時段規劃與大綱內容,在課程結束通過後,藉由個人學習紀錄中查詢所有課程記錄狀況。

完整的課程訓練行政管理功能

此外,遠綠也協助將現有的外訓申請作業 e 化,將每一種不同外訓申請類別所需呈現的資料欄位,通通在畫面中一併顯示,讓後續員工申請時可以更清楚明瞭;並且將差旅費報支作業流程一併考量在系統中,包含線上報支單據項目與金額填寫、列印書面明細資料等,這樣完整的行政管理規畫,有效提升教育訓練流程作業時間及作業效率。

完整的課程訓練行政管理功能
  • 導入 SmoothHR 之效益
由於遠綠的專業技術與產品特性,將原本龐雜的醫院制度與規章,透過 SmoothHR 系統的完整架構與彈性的功能設計,尤其在護理排班作業上,透過系統的訊息輔助,讓排班作業更加方便,而後續假別時數的管控上,可以透過排班的過程整合,減少作業時間、提昇行政效率;而教育訓練模組的導入,開放線上的內部課程申請,讓員工報名的便利性提高,也讓訓練主辦人員在課程管理安排與掌握上,例如報名人數狀況、出勤紀錄、線上評值 / 問卷填寫、結案報告等,更輕鬆落實教育訓練的規畫。
  • 導入資訊
導入資訊 Portal Flowwork Calendar Resource Survey Incentive Organization Attendance Insurance Payroll Teamwork Teamplan Teammanager Teammeeting Appraisal Training Recruit
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