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Smooth 系列產品開發動態即時看板系統
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  • 有了 SmoothHR 為貨櫃運輸公司減少70% 日常人資作業成本
在美國已有 156 年的歷史,在台灣成立分公司超過 30 年,是一家全球性的貨櫃運輸服務公司,也是全世界前十大的貨櫃輪船公司之一,其業務運作遍及全球六大洲 140 個國家,全球共擁有大約 11,000 名員工,在台灣四座港口辦事處員工數約計 250 名 。
  • 強調員工自我管理及工作效率的企業文化,促使尋求符合的 eHR 系統
由於配合總公司政策全球分公司必須採用 PeopleSoft HRIS ,但是各國員工薪資政策不同,因此由分公司資訊人員自行開發,再將資料傳到 Global 的 Local System 建檔,可是自行開發的 DOS 版本系統功能過於陽春,所以為了配合系統還是需要大量仰賴人工方式作業,對於非常重視與強調員工自我管理及工作效率的外商公司來說,均與企業文化相悖,因此為了將其產值投注在更具價值的關鍵任務上,經過審慎評估後,選擇豐富導入經驗的遠綠資訊 SmoothHR 人力資源管理系統。
  • 傳統的人工方式作業,無法滿足即時性的管理需求
以海運服務為主的輪船公司,大部分員工工作地點位於港口碼頭,需要經常性配合淡旺季調整人力,所以輪班調動的需求頻繁,因此各單位主管需耗費許多時間進行人力調度安排,並且從大量的紙本文件比對同仁的出勤相關記錄,才能有效掌控員工出勤狀況與進行人力調整;而且對於後續的薪資考勤作業上尤其困難,因為各部門主管必須將資料統一彙整後郵寄至台北辦事處,再由人資同仁以人工方式統計考核資料後,手動輸入薪資系統,因此在作業時效上為確保考勤資料的正確性,需提早一個月作業時間!
  • 全 Web 化的系統設計及完善的出勤管理規劃
有鑒於此,輪船公司在規劃導入新的 HR 系統時,特別著重在 Web 應用系統及出勤管理兩大重點,期望可以透過網際網路提供員工更快速、便捷的自助化服務,減輕 IT 人員維護系統以及人資同仁計算考勤薪資的負荷,因此遠綠 SmoothHR 全面 Web 應用功能,沒有國界時空的侷限,即可快速反應並即時處理審核流程,提升工作處理效率及服務品質。

另一方面在出勤管理作業上, SmoothHR 提供便捷快速的批次調班作業以及動態式的即時排班表,透過彈性的假別控制設定以及彈性化的員工出勤班別相關設定維護,提供動態排班作業滿足線上人員輪班、調班、排休等需求,協助現場部門主管隨時掌握人員出勤狀況,而後續薪資結算作業,人資同仁透過系統自動彙總每月出勤資料,計算考勤扣款、加班費、輪班津貼各項金額資料,協助正確精準的預支與月薪發放扣款追捕處理,大大提升作業的便利與時效性。

全 Web 化的系統設計及完善的出勤管理規劃
  • 員工自主式的服務,擴大服務範圍與價值
另外員工請假加班的申請、通知與審核也都通通整併在系統上,一指間即可輕鬆搞定,將過去人工紙上作業的工作,轉換為無紙化的系統流程,提高資料的即時性。尤其在特殊時期(例如全球 H1N1 流感疫情,總公司發佈在家上班的策略規劃)人資同仁不受限於辦公室,搭配完善的資訊安全管制在任何地點均可登入上線操作系統,執行人力資源相關作業。

系統在員工自助化服務上,提供查詢個人請假加班、排班、薪資及與個人相關資訊,並可線上列印薪資單,提供員工全年不間斷 24 小時服務;還有英文化個人操作介面,便利外籍員工操作使用,滿足全球化使用需求,外籍高階主管可隨時管理監督人事系統使用狀態。

員工自主式的服務,擴大服務範圍與價值
  • 導入 SmoothHR 人力資源管理系統成效
遠綠資訊成功協助輪船公司導入 eHR 系統,提供各地辦公處及港區現場員工的全員化及個人化服務功能,瀏覽最新公告、行事曆、個人請假、加班申請流程自動化、線上查詢即時班表與薪資獎金資料,全面停用企業內部所有人事表單及薪資單列印,實現全面無紙化環境,落實資訊公開、便利的 e 化服務。

而自動化結算考勤、保險、勞退資料,計算各種輪班津貼、考勤扣款、加班費、保險費、退休金提撥、非固定發放獎金等資料,透過簡便的銀行轉檔功能,快速完成薪資結算作業,減少人資同仁日常必須流程之處理成本達 70% 以上。
  • 導入資訊
導入資訊 Portal Flowwork Calendar Resource Survey Incentive Organization Attendance Insurance Payroll Teamwork Teamplan Teammanager Teammeeting Appraisal Training Recruit
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