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  • 會議管理本身的目的是「管理會議」還是「管理工作」?
  • 別以為主管開會就很輕鬆
會議管理本身的目的是「管理會議」還是「管理工作」? 在凡事講求效率的職場上,主管得在有限的會議時間內,追蹤上次會議待辦事項、掌握同仁報告重點、抽絲剝繭做出決策,將事情分配給對的人執行,劃下讓大家鬆一口氣的句點,但管理的人多任務就多,時間有限,影響決策資訊也跟著有限,這麼多重的限制壓力下,開會自然而然就很難有效果,要如何確保不遺漏細節?可能就需要更多會議來溝通、追蹤,惡性循環,主管跟所有上班族一樣也在這開會的無間道中。而會議的最終目的就是達成共識、將共識化做行動,不然根本就是只開一半的感覺。但追蹤任務進度是否只能在每次會議上,透過會議記錄、透過口頭報告?
  • 會議記錄做得好,會議結果沒煩惱?
便利貼女孩之前在行政體制十分龐大的企業擔任小員工,開會的數量是一般企業少見的規格,對內例行性周會、月會、季會,還有跨部門會議、專案會議,更有對外行政協調會等…雖然開會的數量是一般少見的規格,但過程也就是大家經歷或想像的那樣,輪流發言、專人紀錄,完成後的記錄再公告、傳閱給與會者,讓每個人遵照會議指示執行相關工作,以便下次會議上檢視進度、確認是否有發生問題或需不需要修正方向與時間。

雖然說有了專人紀錄,但與會的每個人還是要各憑本事,將會議上討論的過程、執行重點、寶貴意見等記錄下來,在記事本、在便條紙、在腦中,因為這些在只記錄結論的會議記錄中是無法取得的,而且會議記錄並不是專屬於自己一個人的工作清單,是個大雜燴,融合了所有人的任務,你得從所有的條項中挑出與自己相關的,很難保證不會遺漏;任務進度的追蹤管理上也難全面掌握或是隨時查閱,因為在傳統會議記錄中相關聯的任務無法建立一目了然的連結性,還需要同時查閱前後多份會議紀錄。
  • 會議管理本身的目的是「管理會議」還是「管理工作」?
開會一直是各個企業中很頭痛的問題,一方面,它很重要,它是組織溝通的關鍵要素;另一方面,開會又很難同時滿足追蹤者(主管)與被追蹤者(員工)雙方的需求,與會者各自承受的對開會又愛又恨的矛盾;雖然說沒人喜歡開會,但其實開會本身並沒什麼不好,不僅協助組織有效溝通,也是檢驗主管的領導能力,以及他的團隊工作能力及效率最直接的途徑。

而我們都知道一個好的會議需要做到有議必有決,決了要行,行要有果。以前我們都在談怎樣管理時間、議程、互動模式以及會議前的準備,以縮短時間增進會議效率,但是很多會議在會後指定任務及追蹤、審核的部分卻沒有落實執行。其實,如何監督結果才是會議管理裡最重要的環結!
  • 主管與員工都需要被激勵
會議的結果是不是可以直接就納入個人待辦工作項目內,對號入座?讓我可以了解自己在會議後需要完成哪些事項、時間有多少,不要散落在會議記錄中,不要再有便利貼!有這樣聰明又人性的發明,便利貼女孩絕對是舉雙手歡呼!

如果這樣的發明還可以轉成個人的工作報告,方便主管審核、追蹤、檢討,掌握自己的團隊工作效率,不就更皆大歡喜!
  • SmoothTeam 首創 4 階段「工作會議管理」機能,徹底落實會議後任務執行與追蹤
誰說會議管理系統就只能用來做會議記錄及發送通知?企業投資高成本資訊系統卻只是將會議記錄升級電子化規格,員工依然靠便利貼?

SmoothTeam 首創 4 階段「工作會議管理」機能,從「通知、紀錄、任務指派、工作回報」,打通任督二脈,完整照顧會議前、中、後工作事項任務,提供企業最完善、最系統化的工作管理。會前的準備工作、資料提供及通知,會議中的討論記錄,會議後更結合「個人工作桌面」直接將決議事項進行任務指派,提供「點與面」雙重管道,監督會議結果──個人報告及會議紀錄中皆可查詢與追蹤進度。

也因為 SmoothTeam 開創了不一樣的「工作會議管理」思維,更是額外產生了 3 重超乎一般會議召開的效益:

1. 重要事項不遺漏
提供會議紀錄及決議事項存放,並可將決議事項轉為追蹤事項,填入應完成日期及負責人,任務自動列入該負責人個人行事曆待辦事項中,無須擔心人為遺漏。

2. 充分告知,任務完成瞬間掌握
會議交辦工作結束有審核機制,並可在完成審核後通知所有與會人員該事情已被完成,徹底落實決必行。

3. 超 Smart 設計,更人性化的提醒
對應歷史資料主動提示、建議會議參與人員,會議發起後自動 mail 寄出「會議邀請」並回報參與的狀況;會議發起人能即時掌握會議出席狀況,會議結束並能再指定待辦工作,追蹤會議後工作執行。
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