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  • 如何擁有世界級 CEO 的成功管理秘訣?SmoothTeam「主動」推你一把!
  • 引言
每個主管都需要管理一位以上的同仁,每個同仁又各自擁有數個任務,加總起來主管需要追蹤的任務數量有可能是上百的,而且任務之間常會是彼此交錯關聯、前後連貫。主管如何掌握同仁任務執行內容以及是否能如期完成目標?

開會是最常見的方法之一。但是為什麼還有許多人花了冗長的會議時間,卻依舊無法有效了解任務現況呢?
  • 用 E-mail、PDA、記事本或召開會議追蹤同仁工作進度?
David 是深謀公司產品開發部主管,為了掌握同仁的任務進度,除了不時口頭詢問進度,也會請同仁遞交工作報告,若發現問題,就再找時間向員工當面了解。David 對內需要管理部門同仁、擔負部門營運,對外要溝通協調,為了不遺漏該追蹤的事項,David 個人習慣利用 PDA 或記事本來提醒自己。

除了上述方式,David 還會召開例行性部門會議,聽取同仁依序報告現行任務的執行狀況,再透過上次會議記錄或自己的記事本 ( 若是忘記將 PDA 或記事本帶在身邊,將事情記在小紙張,重要訊息可能會不見 ),回顧上次待追蹤的任務,再請同仁一併報告這些任務從上次到現在的進展,通常這些例行性的工作報告就占了大半的會議時間,有時候 David 因為會議較密集,必須離開,無法再深入提問、討論重點,讓 David 深感無奈。
  • 會議中直接談重點是世界級 CEO 的管理祕訣
記事本、行事曆、PDA 及會議紀錄確實是主管的小幫手,在會議上讓主管知道該追蹤哪些任務,但通常聽取同仁報告就會花費很長的時間,若能透過資訊系統,讓主管在會前即獲得這些例行性報告的完整資訊,沒有遺漏,便可以大大增進會議效率,也可以協助主管及同仁妥善做好時間管理。

微軟公司 CEO 巴爾默 ( Steve Ballmer ) 先前接受華爾街日報專訪,分享他的管理原則和做法,也提到在開會時,他希望把充滿表演成份的簡報降至最少,而能夠事先得到會議資料,會議時直接談論摘要重點,並多留一點時間,可以讓他提問及討論、謹慎安排時間、掌握開會重點,是巴爾默從 2000 年開始領導微軟公司以來的成功管理秘訣。
  • SmoothTeam 讓主管會前掌握完整工作資訊
遠綠研發的 SmoothTeam 企業組織效能管理方案,以人性化自我管理為核心設計概念,由系統主動帶出任務報告讓同仁上傳更新,主動向主管報告,而不是被動地由主管來追蹤管控,主管可以輕鬆掌握同仁工作進度以及任務執行的內容;此外,系統會用顏色標示出延誤的以及沒有進度的任務,主動提醒主管注意任務執行狀況,主管可就這些需要注意的任務進行面對面檢討,或者也可以在召開會議前彙整待討論事項。

在下次會議開始前主管就已經作好準備,在會議上無須再花費時間聽取同仁從頭到尾報告任務中的細節、過程,可以直接切入重點,或是特別再針對延誤或沒有進度的任務進行檢討,把時間用在溝通協調與重要決策上,就像微軟公司 CEO 巴爾默,展現管理的績效。

SmoothTeam 協同任務管理方案實踐真正的協同合作
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  • SmoothTeam 協同任務管理方案實踐真正的協同合作
當別的主管還在召開冗長會議,或者依賴 PDA、記事本、會議紀錄的時候,選擇 SmoothTeam 企業組織效能管理方案的主管輕鬆一手掌握同仁工作資訊,把時間用在重要決策上,大大提高團隊的工作績效,更具成功的優勢。景氣寒冬時練兵,遠綠 SmoothTeam 企業組織效能管理方案助你一臂之力。

更多 SmoothTeam 企業組織效能管理方案應用效益:

  • 有效納入公司、部門、專案和個人整合工作任務的管理機制
  • 建立企業成員間在工作任務進行中的傳遞溝通平台
  • 平行掌握來自各式的工作任務的指派與進度追蹤
  • 全面提升企業往來參考文件資料的處理與利用價值
  • 善用歷史資料紀錄功能作為企業相關發展分析統計的重要依據
  • 提高成員間相互傳遞的活動狀態
  • 真正落實知識管理的精神
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