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略過巡覽連結 首頁 > 新聞中心 > 資訊專欄 > 安排工作的能力大家都需要!你知道怎麼做嗎?
  • 安排工作的能力大家都需要! ─ 你知道怎麼做嗎?
  • 安排工作的能力大家都需要,但 90% 的上班族做不到
在職場、生活上,你認為你善於安排嗎?你認為什麼都在你的掌握中嗎?90% 以上的人都不認為自己擅於「安排」這件事。企業也經常被這樣的難題所困擾,因為大多數的員工沒有具備職場上應有的基本能力──「安排工作的能力」。

看似虛無飄渺的「安排工作的能力」事實上卻與企業的運作環環相扣。舉個例子,製作泡麵生產線:從混麵、醒麵、成形、油炸、冷卻、調味包置上麵餅、扶包、包裝…,每個環節都排定應該被完成作業,我們知道如果沒有將每個步驟銜接排定好,肯定會造成產線大亂,因此能準時且準確的出貨,靠的就是嚴謹的產線安排,而非產線型態的工作呢?

雖然沒有實際的產線會大亂,但企業卻會因為這些無形的混亂而受到更嚴重的損失!有形與無形產出的工作皆需要經過安排,如果員工能具備「安排工作的能力」就能提高效率且順利地完成工作,不論對於員工個人或是企業來說都有很大的意義。
  • 妥善運用 WBS 工作拆解法
專案管理中有一種將原本規模很大的工作量,透過將工作內容大卸八塊的「拆解」(Decompose)手法,以最終「可以交付的成果」作為拆解的產出物,就可以讓原本複雜、工作規模大的工作內容,變成規模比較小、比較容易管理的工作項目,這個展現工作拆解過程的圖表,就是「工作分解結構」( Work Breakdown Structure,簡稱 WBS )。不論是美國國防部發展的北極星彈道導彈系統,或者是 F16 戰機,要做到鉅細靡遺的重複製作而不出問題,都得要有一套很好的細部分解動作與產品的參考指南,這套參考指南也就是上面所提到的 WBS 。

WBS 確實是協助安排工作、培養工作安排能力的指南,普遍被企業所採用,我也將其運用在工作上,實際運用 Excel 作為工作拆解的過程圖表,去安排專案、任務底下該進行的事項、時程、負責人,將此圖表用於追蹤、管理、更新相關進度,並做為向主管報告的依據。例如,我目前最重要的行銷專案就是要負責新產品上市,所以我將專案進行拆解、化整為零,完成了屬於我的 WBS 。

妥善運用 WBS 工作拆解法
  • WBS 需要加工,資料才有意義
這份 WBS 讓我可以開始著手工作分派,在後續執行過程中、在彼此工作關聯的參照上,需要透過不斷地開會、口頭報告、e-mail、文件往返來取得進度訊息,再由我專案負責人本身就訊息進行分析、彙整等加工程序,否則各自獨立的資料不會即時動態顯示進度以及彼此的相關性,需要人工處理,資料才會產生意義,拼湊成完整的圖。這需要更多時間與心力,但也不確保過程中不會遺漏,如果拆解 WBS 後,不只是紙上作業,在執行中就能同步紀錄、動態呈現工作項目間的相關性,是不是就更能提升工作效率及專案的完整性,發揮協同運作的精神?
  • SmoothTeam 不在紙上談兵,「過程即結果」,一氣呵成
來到遠綠之後,我的主管告訴我可以透過 SmoothTeam 的協助簡化我在工作上的追蹤、彙整,利用 SmoothTeam 的「任務關聯」功能,在專案初始著手工作分派時,即拆解、設定工作項目間的階層關係,平時就可以在個人的工作桌面(清單)上,隨時掌握各個計劃的進度。

隨著各項任務的回報狀況, SmoothTeam 即時更新以甘特圖、顏色視覺化動態呈現任務執行的進度,直覺性判斷;更保留過程中的討論、意見回饋,以及各階段的產出文件,無論是向主管報告或是作為接續行動的參考,都是非常完整的「戰情中心」。我就不用在事後投入一樣多的時間來加工統整,可以把時間拿來專心地進行專案的修正或產出!

SmoothTeam 不在紙上談兵,「過程即結果」,一氣呵成
  • SmoothTeam 「任務關聯」與聯強總裁杜書伍英雄所見略同
其實 SmoothTeam 的「任務關聯」就是聯強總裁杜書伍文章中提到他在公司推行的「系統習慣」─『 面對一項事物時,能先掌握整體,再進入分析組成部件以及其關聯性,再由個別部件往下拆解、分析更小的部件,整個掌握事物的結構與層次,才能透澈了解整個事物的內涵。』 他更進一步提出個人的「工作控管表」( Control Sheet )這樣的做法,讓同仁將所負責的工作,有結構的表達於一張工作表上,用於定期追蹤控管。

SmoothTeam 的「任務關聯」功能落實聯強總裁杜書伍的這一張工作控管表,建立工作關照的完整度,並提高工作的精緻程度。而且 SmoothTeam 將無形的工作具體化,藉由系統落實管理,也就是管理學、企業中常提到的 PDCA ( Plan – Do – Check - Action );透過 SmoothTeam 讓人更有意識的進行管理的工作,可以更精確的掌握進度、控管品質、發現問題、深究原因進而擬定對策。

SmoothTeam 是一項企業能提供以協助同仁安排工作的利器,讓大多數不太具備安排工作能力的成員能達到企業對於安排能力的基本要求!
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