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  • 建構企業知識管理的另類做法
  • 引言
對於個人來說,知識當然包羅萬象,哪些才算是知識,個人的認知也都不同。我們一直以來所關心的知識,主要還是以「企業知識」為主,而企業知識又是著眼於能夠幫助企業本身相關活動所需的工作知識。所以要談如何做好知識管理,前提是需要了解:「到底企業知識的來源有哪些?」
  • 大致上,我們可以將企業知識的來源分為以下兩類
  • 來自外部的知識

許多工作上所需要的參考資料,如技術資料或較新的市場資訊等,藉由現今強大的網路搜尋引擎技術,我們可很方便地取得我們所需要的知識。這部分所涵蓋的範圍很廣,如同一個非常龐大的知識庫,重點就看我們如何利用它!

  • 來自內部的知識

這部分往往是企業競爭力的核心來源!類似像研發產品文件、工作經驗案例、管理制度規章等,很可能都是企業本身經歷了許多努力和變革之下,點點滴滴下所累積出來的知識,而這些知識和上述外部知識最重要的不同就是:幾乎無法由外部取得!因此,要如何將這些知識留存下來,就成為企業如何持續保有競爭力的關鍵!要如何讓這些知識可以有效被員工利用於工作上,更是企業要真正發揮知識力量的重要課題!
  • 若以工作歷程來分析內部知識的產生方式,可以區分為以下 3 個階段
  • 工作任務執行前

如果我們要開始一個沒有過去經驗的工作前,我們事先會進行資料收集、研究及任務資訊彙整等。這些事前所準備的資料,對於當時所要執行的工作而言,都是非常重要的參考資料。而且這些過程在大多數的工作習慣上,比較容易被忽略,而且也比較難被執行的部分。另一方面,如果企業累積相當程度的經驗知識,對於許多事前的摸索過程以及任務的執行將有很大的幫助。

  • 工作任務執行過程

常常我們會說,事情的過程比結果來得重要!當然,對於大部分任務執行過程也是一樣的道理。在以往的工作經驗上,我們常常發現,許許多多的重點都是依靠著過去人的經驗,隨機獲得。也就是說,別人教得多,可能幫助多一點;教得少,一切就靠自己。所以對於企業的所有活動,沒有一個人可以有信心確保同一件事情隨著時間累積會越做越好,只好仰賴大量的管理來協助。如果在每件事情的過程當中,我們可以將每次進度的結果,留存下來,甚至過程中所發生的變動、討論、意見等訊息,也都一併保留,日後,任何人在執行類似的任務時,這樣的資訊是不是就可以有相當程度的幫助?能夠提供幫助的資訊,不也就是有價值的知識嗎?

  • 工作任務執行後

事後針對相關重要知識的整理,通常大部分都依賴人的記憶力,或者是負責人本身,在平時有做好一定程度的資料紀錄,如同上面所談的過程中知識的產生,也就代表事後能不能真正將需要的知識留存下來,以及留存下來多少。無論工作過程中或事後,都是息息相關且相互影響的。目前市面上有關知識管理的系統,所談的多半還是著眼於在這類的事後文件管理,與如何讓企業真正累積知識資產,大大不同!

其實從一開始的知識來源,談到知識的產生,大家應該可以很快思考到:為何遠綠認為『知識』和『工作』兩者息息相關。如果有好的工具來管理知識,那麼重點就是:要如何將真正的『知識』留存下來。當然,知識不僅僅包含在事前、過程或事後的產出文件,過程當中的意見、討論等資訊,都是企業更應該重視的完整『知識』!

若以工作歷程來分析內部知識的產生方式,可以區分為以下 3 個階段

所以,在 SmoothTeam 企業組織效能管理方案的協助之下,透過「工作委派」,將事前的知識提供給任務負責人;任務進行過程中,利用「工作報告」來提供任務資訊、相關追蹤意見與過程中上傳的參考附件。SmoothTeam 在任務執行過程中已經化零為整地為企業持續累積工作知識!在任務執行後,所有過程的知識與經驗,直接轉化為對其他人有幫助的知識,如此一來,企業真正的知識資產才能夠被有效的累積!

若以工作歷程來分析內部知識的產生方式,可以區分為以下 3 個階段
  • SmoothTeam 企業組織效能管理方案實踐真正的協同合作
  • 有效納入公司、部門、專案和個人整合工作任務的管理機制
  • 建立企業成員間在工作任務進行中的傳遞溝通平台
  • 平行掌握來自各式的工作任務的指派與進度追蹤
  • 全面提升企業往來參考文件資料的處理與利用價值
  • 善用歷史資料紀錄功能作為企業相關發展分析統計的重要依據
  • 提高成員間相互傳遞的活動狀態
  • 真正落實知識管理的精神
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