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  • 每天 10 分鐘,告別便利貼女孩
  • 便利貼女孩的 happy ending ?
前一陣子紅遍全台大街小巷的偶像劇《命中注定我愛你》,劇中的女主角個性隨和、熱心,在工作上除了自己的事情還常被同事拜託協助(被同事貼滿了便利貼),一堆事情在身上,被戲稱為「便利貼女孩」。雖然最後因為她的善良讓她遇到自己的真命天子,但在現實生活中,便利貼淹沒的事情發生在你身上、發生在你的員工身上,到頭來會是 happy ending 嗎?不到最後或許誰都不知道結局如何,但過程中恐怕多少得像男女主角的戀情般撲溯迷離,讓人提心吊膽吧!
  • 便利貼女孩前傳 ─ 忙、盲、茫
每天 10 分鐘,告別便利貼女孩大家應該都同意現在的上班族沒有三頭六臂還真的無法勝任。公司的、部門的還有自己個人的年度目標要去達成,加上跨部門的專案、自己的例行性事務,這些就像水蛭一樣吸附在每個上班族身上,還常常來一些不預期的事件、臨時交辦事項。要做哪些、又有哪些要先做、有多少時間可以完成、又要做到什麼程度…一堆數字、一堆符號、一堆文字交錯盤旋在腦中,所以寫~寫~寫~,貼~貼~貼,貼滿整個 OA 板,擔心便利貼黏性不佳掉了,忘記重要的事情就糟了,所以再把重要的事情寫在筆記本、行事曆上──大家不是都說雞蛋不要都放在同一個籃子嘛。萬無一失的準備,接著,開始衝吧!做~做~做,一一擊破每張便利貼、筆記本每條 check list,做完一件撕掉一張、槓掉一條,攻城掠地!

如果,紙條掉了哩?有沒有可能當你專注在完成某件事情時卻正有另外一些事情在溜掉、在delay?而且隨著時間累積,散落在各處的待辦事項,確實就比較難掌握,工作的先後順序是不是就比較容易落於個人判斷?比電腦記憶體還寶貴的上班族的腦袋,用來擔心、記憶這些事項,對於自己、對於公司,不就非常可惜…

所以, SmoothTeam 就是要來幫助你搶回被奪走的腦容量,幫助你心無旁騖提升工作品質,幫助企業提升團隊戰鬥力!
  • 便利貼女孩蛻變記
在 SmoothTeam 中,每個人都擁有自己的「個人工作桌面」,可以想像成 SmoothTeam 提供給你的有如英國貴族般的「管家服務」,幫你記錄著那些吸附在你身上的水蛭(工作任務):時程、重要性、需要達成的目標,一目了然,讓你無須再操心、再花時間去寫便條紙。當然好處還不只如此!

  • 無形的鞭策,期許自己每天都有產出

我每天打開「個人工作桌面」,就可以來安排每天的進度。 SmoothTeam 人性化的介面設計,只要我有進度更新就用甘特圖顏色、百分比數字呈現,像是我的啦啦隊,為我的表現喝采。要有這些喝采就比較不會像以前可能都到最後幾天才來趕進度 ,即早規劃、即早進行,就比較能顧及產出品質。

無形的鞭策,期許自己每天都有產出

  • 我的積分 ─ 我的演出,我的挑戰

SmoothTeam 用視覺化的曲線圖讓我清楚了解我平常的任務表現:有哪幾週表現不如預期,『是因為 delay 嗎?還是哪些事項沒有進行?』;哪幾週分數超出期待,『是自己做了什麼改變?那就一直努力下去吧!』就這樣,是自己與自己對話、挑戰的過程。曲線圖看起來就像打電動,闖關就有分數,分數不足了就補血,是種自己對自己的挑戰。

主管也可以了解我的表現,給我改進、調整的建議,這些過程我們在日常就可以進行,不會到年底打考績的時候(事後)才來檢討。

我的積分 ─ 我的演出,我的挑戰

  • 目標明確,完全清楚自己朝公司的最大利益走去

SmoothTeam 透過 Top-down(先整體再細部,呈現有結構、層次的表達)階層工作分類,讓我非常清楚我正在進行的任務是為了達成公司的、還是部門的終極目標。以前對於公司的目標通常就是年會上的宣言、佈告欄上的文字,多少還是有點天高皇帝遠,所以常常很多人是為了做而做,但是 SmoothTeam 讓我知道我是為了什麼而做!我用我的力量,跟著我的主管、跟著公司政策的腳步,一同到達終點。

目標明確,完全清楚自己朝公司的最大利益走去

  • 站在巨人的肩膀上,隨時掌握任務方向

使用便利貼或是筆記本時,讓我知道有哪些工作該做,但是執行過程中的狀況好不好、有沒有什麼地方該改進,便利貼卻沒有辦法告訴我。 SmoothTeam 不只告訴我要做哪些事,還讓我記錄這些事我做得如何、有哪些成果,更可以彙整主管、同事的經驗、意見,讓我汲取他們的能量,壯大,隨時掌握任務方向與重點。

站在巨人的肩膀上,隨時掌握任務方向

  • 一步一腳印,凡走過必留下痕跡

每一件大大小小任務的歷史軌跡, SmoothTeam 這個盡責的管家都幫我記錄下來了:報告內容說明、進度、完成百分比、附件資料、回饋意見,讓我可以回過頭去檢討、參考,期許自己越來越好。

一步一腳印,凡走過必留下痕跡
時間管理專家都說,要利用科學化的工具,協助我們日常工作的規劃與執行。便利貼女孩有了 SmoothTeam「個人工作桌面」,已經化被動為主動,透過系統自動彙整個人任務項目,取代人為因素所造成的遺漏。不當便利貼女孩之後,腦袋空出來去想怎麼把事情做得更好,紀錄的事就交給 SmoothTeam。事情早早做完,神清氣爽,下班去找白馬王子!
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