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  • 現行專案管理所面臨的挑戰!?
現行專案管理所面臨的挑戰!?企業內大大小小的專案無時無刻在進行,根據美國某產業研究機構的資料指出,在美國完成的所有專案中,僅有 17% 是按照開始設定的 PCTS (註) 條件達成,有50% 因為超支、拖延,而必須降低原先目標,甚至有33% 的專案,則乾脆宣布取消。超支、延宕是專案管理中最大的絆腳石,面對高風險的專案研發,市場上玲瑯滿目的專案管理系統因此孕育而生,協助企業在專案上達到流程標準化、專案進度掌握、知識管理與預算控管等等。但是回歸到專案管理的目的是在兼顧品質的前提下,讓專案得以順利且有效率的完成。因此我們歸納以下幾個現行專案管理所面臨的挑戰,再回來思考什麼樣的系統最符合企業實務運作的考量。
  • 做好專案管理的前提是「有辦法做好資源管理」
在企業資源有限的狀態下,一人身兼數職的可能性大大地提升,與過去專案成員只專注單一專案的情況來說,對於企業來說資源耗費成本太高,因此專案成員大多會同時參與多個專案,以及職務上例行性的工作處理,這些都必須同時進行;此外當許多變化往往無法於事前有效預測時,通常再精準的資源計畫都無法有效落實,例如來自客戶、主管的需求變化等等問題,能否依照計畫來進行?這些問題在專案組織和部門組織的資源調配上,經常造成不小的溝通成本,更是大大降低專案執行效率,卻也是多數在導入專案管理系統上需要解決的困難之一。

做好專案管理的前提是「有辦法做好資源管理」
  • 專案管理最大的問題是「大部分的過程都無法看到問題」
傳統的系統協助將專案任務進行階段性的拆解,讓專案經理人方便進行任務管控,大多數比較著重在計畫的安排和執行時程的結果,但是反而忽略過程的重要性,執行過程如果可以有效的追蹤,確保任務保持在對的方向上,那麼就不用被動等到執行結果才來決定任務執行的成敗。相對在專案進度掌握上也是如此,傳統的系統由任務負責人即時回報任務相關資訊,如任務進度、工時、文件提交等等,但是基於人性和能力種種問題,常常報喜不報憂,或是忘記進行任務回報,這些進度的管控,往往還是必須透過人為的跟催,通常到最後關心專案進度的只剩下專案主管,這些都是影響專案成敗的重要關鍵。

專案管理最大的問題是「大部分的過程都無法看到問題」
  • 專案要能夠被管理必須是「有既定明確的時程、目標和能夠列出執行計畫」
企業組織的所有活動,不全然都可以事先訂定出完整計畫,就如同最常見的研發流程來說,研發過程本來就是一個高風險專案,在實務運作上很難預先知道要進行哪些步驟,但是卻也無法被忽略,因為這些任務活動也是需要被有效的管理;多年來有太多談論時間管理的議題,但還是很多人無法把事情做好,這是因為大部分在專案管理執行上,最後幾乎都落入如何做好已經排定計畫的時間控管,但卻忽略其實要做好專案管理,必須要有明確的時程、目標和能夠列出執行的計畫,因為這些明確的資訊,不僅可以讓專案經理人、負責人、主管等等任務關係人對於任務目標有一致的共識,更可以對專案進行全盤的掌握,才不至於落入有了計畫時間,但卻忽視過程的重要,而導致成果不如預期的狀況產生。

專案要能夠被管理必須是「有既定明確的時程、目標和能夠列出執行計畫」
  • 過程的點滴記錄也是知識管理的一部分
市面上的專案管理系統對於知識管理,大多著重在文件控管的部分,或者將預計產出的文件規範在專案流程範本裡,但是就如同前面所談的,研發專案進行前是否可以預先知道要產出哪些文件?或者是非預定產出的文件,就不予進行文件管理呢?如果文件產出是為了建構知識管理與經驗傳承,那麼應著重在如何確保產出的內容符合期待。一般的系統大多採用事後的文件管理,容易發生內容與需求不符合,必須來來回回進行修改,耗費許多往來的時間,甚至影響後續的任務時程;對於產出的文件是否只要透過專案經理人來確認文件是否合格即可,或是必須透過其他任務關係人來協助確認?這些都是知識管理的過程必須面對的問題,通常也是企業能否「真正」累積知識資產的重要關鍵。

過程的點滴記錄也是知識管理的一部分
  • 一套能符合企業實務運作的專案管理方案
企業內各式各樣的大小任務隨時都在發生,特別在面對重要的任務需求時,更應該做好有效率的管理,因此,SmoothTeam 是以協助企業就現有的資源做最極大化的有效利用,作為核心概念發展而成的開創性專案管理解決方案。打破以往對於專案管理的既定框架,改以幫助每一位參與任務的成員能夠有效聚焦的方式來管理手上的工作。過去只把焦點放在計畫時間的安排與執行時程的結果,反而忽略了如何讓執行過程都保持在對的方向上,過程對了結果自然好掌握。專案進行當中幫助所有人專注在事情本身的過程,一方面保有相當程度對於資源和任務機動調整的彈性,另一方面也可以做到同時間兼顧各項專案的執行與目標的達成。
註:成果(P,performance)、成本(C,cost)、時間(T,time)和範疇(S,scope)
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